Tapahtumatekniikan palveluiden hankinta

Hankinnan kohteena on tapahtumatekniikan palvelut ja laitevuokraus Tampereen kaupungin järjestämissä tapahtumissa tai hallinnoimissa tiloissa ja alueilla. Tampereen kaupunki tilaa tuottamiinsa tapahtumiin tai hallinnoimiinsa tiloihin ja alueille tapahtumatekniikkaa puitejärjestelyyn valituilta palveluntuottajilta, materiaaleissa mainituin poikkeuksin. Tampereen kaupunki on tapahtumien vastuullinen järjestäjä tai tilojen ja alueiden virallinen hallinnoija. Hankinnan kohteena olevat tapahtumatekniikan palvelut sisältävät kokonaisvaltaiset tapahtumatekniikan toteutukset tai yksittäiset laite- ja kalustovuokraukset. Hankittavan tapahtumatekniikan laajuus vaihtelee tapahtuman luonteesta sekä kohderyhmästä riippuen. Tapahtumatekniikan Tarjoaja voi käyttää toteutuksessa asianmukaisia alihankkijoita, mutta vastaa alihankkijoiden toteutuksesta kuin omastaan. Tarjoajan tulee pystyä kommunikoimaan suomeksi sekä kirjallisesti että suullisesti. Tarvittaessa Tarjoajalta odotetaan kykyä pystyä toteuttamaan palvelua myös englanniksi. Tapahtumatekniikan hankinta tehdään puitejärjestelynä, johon sisältyvät seuraavat osa-alueet: • Osa-alue 1: Suuret tapahtumat (yli 1000 osallistujaa). Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 2: Pienet tapahtumat (alle 1000 osallistujaa). Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 3: Kaluston vuokraaminen tapahtumiin. Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 4: Elämyksellinen valaistus kaupunkitilassa. Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. Osa-alueisiin 1, 2 ja 4 valituilla palveluntuottajilla tulee olla osoitettua kokemusta aiemmasta tapahtumien järjestämisestä. Tampereen kaupunki järjestää vuosittain kaikille avoimia ja pääsymaksuttomia suuria yleisötilaisuuksia, joissa osallistujamäärät vaihtelevat tyypillisesti 4 000–10 000 henkilön välillä. Tapahtumat järjestetään pääsääntöisesti Tampereella, ulkotiloissa. Tapahtumien kesto voi vaihdella muutaman tunnin tilaisuuksista useamman päivän toteutuksiin. Hankinnan piirissä on vuositasolla arviolta noin 3–5 suurta tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi Valoviikkojen avajaiset, Itsenäisyyspäivän juhla sekä Filharmonian puistokonsertti. Suurten tapahtumien tarve hankinnan kohteessa kattaa kokonaisvaltaiset tapahtumatekniikan palvelut. Tarjoajalta odotetaan asiantuntemusta suunnitella ja toteuttaa tapahtuman vaatimat tekniset toteutusratkaisut kuten lava-, valaistus-, IMAG-, screen- ja muu av-tekniikka. Lisäksi tilaus voi sisältää tapahtuman elävöittämiseen liittyviä valaistustarpeita. Palvelutuottajan odotetaan vastaavan toteutettavan palvelun suunnittelusta, kasaamisesta, purusta sekä kuljetuksesta. Teknisten ratkaisuiden niin edellyttäessä Tarjoajalta edellytetään valmiutta järjestää palvelun mahdollisesti tarvitsemat aggregaatit sekä nettiyhteydet. Tampereen kaupunki järjestää vuosittain useita pienempiä yleisö- ja kutsuvierastilaisuuksia, joissa osallistujamäärät vaihtelevat tyypillisesti muutaman kymmenen henkilön tilaisuudesta usean sadan henkilön tilaisuuksiin. Tapahtumat järjestetään pääsääntöisesti Tampereella, sisä- ja ulkotiloissa. Tapahtumien kesto voi vaihdella muutaman tunnin tilaisuuksista useamman päivän toteutuksiin. Hankinnan piirissä on vuositasolla arviolta noin 10 pientä tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi Tampereen Raatihuoneen tilaisuudet. Pienten tapahtumien tarve hankinnan kohteessa kattaa kokonaisvaltaiset tapahtumatekniikan palvelut. Tarjoajalta odotetaan asiantuntemusta suunnitella ja toteuttaa tapahtuman vaatimat tekniset toteutusratkaisut kuten lava-, valaistus-, IMAG-, screen- ja muu av-tekniikka. Lisäksi tilaus voi sisältää tapahtuman elävöittämiseen liittyviä valaistustarpeita. Tarjoajan odotetaan vastaavan toteutettavan palvelun suunnittelusta, kasaamisesta, purusta sekä kuljetuksesta. Teknisten ratkaisuiden niin edellyttäessä Tarjoajalta edellytetään valmiutta järjestää palvelun mahdollisesti tarvitsemat aggregaatit sekä nettiyhteydet. Tampereen kaupunki järjestää omissa tiloissaan ja alueillaan erilaisia tapahtumia, jotka voivat vaatia yksittäisten AV-teknisten laitteiden tai laitekokonaisuuksien vuokraamista niin, että vuokraaminen ei vaadi Tarjoajan teknikon läsnäoloa tapahtumassa. Esimerkkeinä yksittäisen liikuteltavan kaiutinmikseriyhdistelmän vuokraaminen tapahtuman äänentoistoksi tai yksittäisen äänimikserin vuokraaminen tapahtumassa esiintyvän artistin teknikon käyttöön. Lisäksi voidaan haluta vuokrata tapahtumaan näyttöjä jalustoineen, led-seinä tai projektori projisointikankaan kanssa oman kuvasignaalin esittämiseen. Tapahtumaan saatetaan myös tarvita valaistus tai tapahtumaa halutaan elävöittää soveltuvalla valaistusratkaisulla. Tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa tilatut tuotteet tilaajan toivomaan sijaintiin, tai mahdollisuus noutoon Tarjoajan varastolta. Tarjoajan tulee varmistaa laitteiden kunto, toiminta ja käytettävyys luovuttaessaan ne vuokraajan käyttöön. Tilaustiedustelut voidaan tehdä myös todella nopealla aikataululla, jos oma laitteisto hajoaa ja tarvitaan pikaisesti korvaavia laitteita, joten Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus nopeaan puhelinasiointiin. Kaluston vuokraamisen tarpeen määrä vaihtelee vuosittain yksittäisistä tilauksista ylöspäin. Tampereen kaupungin tavoitteista ja budjetista riippuen järjestettävien tapahtumien määrä voi vaihdella ja järjestettävät tapahtumat tai vuokrattavan kaluston tarve voi muodostua myös yllä kuvatun listan ulkopuolelta. Luvut ovat sitoumuksettomia arvioita. Palveluja tilataan syntyvän tarpeen mukaan eikä tilaajalla ole määräostovelvoitetta. Tampereen kaupunki toteuttaa vuosittain projekteja, joissa elämyksellinen valaistus on merkittävässä osassa kaupunkitilan elävöittämistä. Pääsääntöisesti elämyksellinen valaistus toteutetaan Tampereella ulkotiloissa, vuoden pimeimpään aikaan. Toteutusten kesto vaihtelee useimmiten muutamista päivistä muutamiin viikkoihin. Valaistavat kohteet ja yksityiskohdat vaihtelevat vuositasolla tilaajan tarpeiden mukaan. Hankinnan piirissä on vuositasolla arviolta noin 1–3 toteutusta. Näitä projekteja viime vuosilta ovat esimerkiksi Keskustorin alueen rakennusten valaistukset ja Tanssivat vedet Tammerkoskessa. Elämyksellisellä valaistuksella tarkoitetaan tässä kohtaa palvelukokonaisuutta, jossa Tarjoaja toteuttaa tilaajan tarpeiden mukaisesti kaupunkitilaa elävöittävän valaistusratkaisun tiettyyn kohteeseen ennalta määritellylle ajanjaksolle. Elämyksellinen valaistus voi tarkoittaa esimerkiksi värivalopesua, projisointia tai muuta valolla kaupunkitilan ilmiöittämistä. Tarjoaja vastaa kokonaisvaltaisesti valaistusratkaisun toteuttamisesta, mukaan lukien sisällönsuunnittelu, tarvittavan laitteiston vuokraus, asennus, käyttö ja purku. Palvelu sisältää myös valaistuksen toteuttamiseen liittyvät lisäjärjestelyt, kuten tarvittavien telineiden, sähkösyöttöjen ja muiden teknisten rakenteiden hankinnan ja turvallisen käytön. Tarjoaja varmistaa, että kokonaisuus toimii laadukkaasti ja turvallisesti koko palvelun voimassaolon ajan. Hankittava palvelu ei pidä sisällään valotaidetta tai yleisten alueiden valaistukseen liittyvää asiantuntijapalvelua (kaupungilla erillinen puitesopimus Yleisten alueiden valaistus-, sähkö- ja tietoliikennealan asiantuntijapalveluista).